Professioneel refurbished AV • Tot 70% voordeliger • 12 maanden garantie
Professioneel refurbished AV • Tot 70% voordeliger • 12 maanden garantie
Ja, je kunt software zoals Microsoft Teams en Zoom vooraf installeren op een vergader-pc. Sterker nog: voor een professionele vergaderruimte is dit sterk aanbevolen. Door de benodigde applicaties vooraf te configureren, loopt elke vergadering soepel zonder dat deelnemers ter plekke nog iets hoeven te installeren of in te stellen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over software op een vergader-pc.
Een vergader-pc wordt doorgaans geleverd met een basisinstallatie van het besturingssysteem, meestal Windows 11, en soms met een selectie van veelgebruikte communicatietools. Wat er precies op staat, hangt af van de leverancier en de configuratie die je kiest. Er is geen universele standaard, maar de meeste vergader-pc’s zijn zo ingericht dat je de gewenste software er zelf eenvoudig op kunt zetten.
Bij een professionele inrichting van een vergaderruimte worden doorgaans de volgende applicaties vooraf geïnstalleerd:
De keuze voor welke software vooraf wordt geïnstalleerd, stem je het beste af op de werkwijze van jouw organisatie. Gebruik je binnen het bedrijf uitsluitend Teams, dan heeft het weinig zin om Zoom ook standaard te installeren, tenzij je regelmatig met externe partijen vergadert die een ander platform gebruiken.
Ja, Teams en Zoom kunnen zonder problemen naast elkaar op dezelfde vergader-pc worden geïnstalleerd. Beide applicaties draaien onafhankelijk van elkaar en veroorzaken geen conflicten. Je kunt zelfs meerdere videovergaderplatforms tegelijk installeren, zoals Google Meet of Webex, zonder dat dit de prestaties significant beïnvloedt.
Het enige aandachtspunt is dat je niet twee vergaderapplicaties tegelijkertijd actief wilt hebben tijdens een sessie. Dat kan leiden tot conflicten bij het gebruik van de camera of microfoon, omdat beide programma’s toegang proberen te krijgen tot dezelfde hardware. Zorg er dus voor dat je altijd maar één applicatie tegelijk actief hebt tijdens een vergadering.
Voor MKB-bedrijven die samenwerken met klanten of partners die uiteenlopende platforms gebruiken, is het installeren van meerdere tools een praktische keuze. Zo hoef je nooit een vergadering af te zeggen of te verzetten omdat een externe partij een ander platform gebruikt dan jijzelf.
Software op een vergader-pc wordt geconfigureerd door de applicaties in te stellen op de specifieke hardware van de vergaderruimte. Dit betekent dat je de juiste camera, microfoon en luidsprekers selecteert als standaardapparaten binnen elke applicatie, zodat de software automatisch de juiste apparatuur gebruikt bij het starten van een vergadering.
Een goede configuratie omvat de volgende stappen:
Voor een vergaderzaal die door meerdere medewerkers wordt gebruikt, is het slim om een vast gebruikersaccount aan te maken dat alleen toegang geeft tot de vergadersoftware. Dit voorkomt dat persoonlijke instellingen of bestanden de configuratie verstoren.
Het grootste verschil is het doel waarvoor de pc is ingericht. Een gewone pc is een veelzijdig werkstation voor dagelijkse taken zoals e-mail, tekstverwerking en internetten. Een dedicated vergader-pc is specifiek geconfigureerd voor gebruik in een vergaderruimte en is geoptimaliseerd voor videoconferenties, presentaties en schermweergave.
In de praktijk betekent dit verschil het volgende:
Voor MKB-bedrijven zijn refurbished desktop-pc’s een kostenefficiënte keuze als basis voor een dedicated vergaderopstelling. Ze bieden voldoende rekenkracht voor videoconferenties en presentaties, zonder de hoge aanschafprijs van nieuwe hardware.
Ja, voor zakelijk gebruik van Teams en Zoom heb je in de meeste gevallen een betaalde licentie nodig. Hoewel beide platforms gratis basisversies aanbieden, zijn die versies beperkt in functionaliteit en niet geschikt voor professioneel gebruik in een vergaderruimte.
Microsoft Teams is onderdeel van Microsoft 365 en vereist een actief abonnement. Voor een vergader-pc die door meerdere medewerkers wordt gebruikt, is een gedeeld apparaataccount mogelijk via een speciale Teams Rooms-licentie. Dit is een aparte licentievorm die specifiek is ontworpen voor vergaderruimtes en niet gebonden is aan een individuele gebruiker.
Zoom biedt een gratis versie aan, maar die beperkt vergaderingen tot maximaal 40 minuten voor groepen. Voor een vergaderruimte is een Zoom Pro- of Business-abonnement de meest logische keuze. Ook Zoom heeft een apart licentiemodel voor vergaderruimtes: Zoom Rooms, dat extra functies biedt voor gedeeld gebruik.
Controleer altijd de actuele licentievoorwaarden van de leverancier, omdat abonnementsmodellen regelmatig worden bijgewerkt. Voor de meeste MKB-bedrijven geldt dat de bestaande Microsoft 365- of Zoom-licenties al voldoende zijn voor gebruik op een vergader-pc, mits het account correct is gekoppeld.
De software op een vergader-pc wordt doorgaans geïnstalleerd door een IT-beheerder of door de leverancier van de vergaderopstelling. Bij kleinere bedrijven zonder eigen IT-afdeling neemt vaak de leverancier of een externe IT-partner deze taak op zich. Beheer na de installatie kan zowel lokaal als op afstand plaatsvinden.
Er zijn drie veelgebruikte scenario’s:
Voor MKB-ondernemers die weinig tijd willen besteden aan technische details, is de laatste optie vaak het meest praktisch. Je ontvangt een volledig geconfigureerde opstelling die direct bruikbaar is, zonder dat je zelf hoeft te puzzelen met drivers, licenties en instellingen.
Wij bij Odys begrijpen dat MKB-ondernemers behoefte hebben aan vergadertechnologie die gewoon werkt, zonder technische rompslomp. Daarom leveren wij complete, gebruiksklare vergaderopstellingen op basis van hoogwaardige refurbished hardware.
Wat wij bieden:
Of je nu één vergaderruimte wilt inrichten of meerdere locaties tegelijk, wij denken graag met je mee. Bekijk ons aanbod van refurbished desktop-pc’s en ontdek hoe wij jouw vergaderruimte compleet kunnen inrichten. Neem contact met ons op voor persoonlijk advies of kom langs in onze showroom.
Ja, een vergader-pc is bij uitstek geschikt voor hybride vergaderingen. Zorg er wel voor dat de hardware — zoals de camera, microfoon en speakers — specifiek is afgestemd op een grotere ruimte, zodat ook fysieke deelnemers goed in beeld en geluid zijn voor de mensen op afstand. Een 360-gradencamera of een conferentiemicrofoon met ruisonderdrukking zijn populaire keuzes voor hybride opstellingen.
De eenvoudigste aanpak is om automatische updates in te schakelen voor zowel het besturingssysteem als de vergaderapplicaties zoals Teams en Zoom. Voor bedrijven met meerdere vergaderruimtes is centraal beheer via een tool zoals Microsoft Intune of een vergelijkbaar MDM-systeem aan te raden, zodat updates op afstand en buiten kantooruren kunnen worden uitgerold. Vergeet ook de drivers van je camera, microfoon en andere hardware niet regelmatig te controleren op updates.
Controleer als eerste of de juiste apparaten zijn ingesteld als standaard in de Windows geluid- en camera-instellingen, en vervolgens ook binnen de applicatie zelf. Start daarna de vergaderapplicatie opnieuw op. Als het probleem aanhoudt, kan het helpen om de USB-verbinding van het apparaat los te koppelen en opnieuw aan te sluiten, of de bijbehorende driver opnieuw te installeren. Het uitvoeren van een wekelijkse testoproep helpt om dit soort problemen vroegtijdig te ontdekken, voordat ze tijdens een echte vergadering optreden.
Absoluut, mits je kiest voor een refurbished pc met voldoende specificaties. Voor HD-videoconferenties via Teams of Zoom is een moderne quad-core processor (zoals een Intel Core i5 of i7 uit de 8e generatie of nieuwer) en minimaal 8 GB RAM doorgaans ruim voldoende. Voor 4K-streams of gelijktijdig gebruik van meerdere schermen is 16 GB RAM en een dedicated grafische kaart aan te raden. Vraag bij aankoop altijd naar de aanbevolen minimumspecificaties voor jouw specifieke gebruik.
Dit is een veelvoorkomende valkuil: als medewerkers inloggen met hun persoonlijke account, kunnen persoonlijke instellingen, meldingen of bestanden de gedeelde configuratie van de vergaderruimte verstoren. Het is daarom sterk aan te raden om een apart, gedeeld ruimteaccount aan te maken — zoals een Teams Rooms- of Zoom Rooms-account — dat uitsluitend is gekoppeld aan de vergader-pc en niet aan een individuele medewerker.
Stel een vergrendeld gebruikersprofiel in dat alleen toegang geeft tot de vergaderapplicaties en blokkeer toegang tot persoonlijke bestanden, de browser of andere software. Gebruik een sterk wachtwoord of PIN voor het beheerdersaccount en schakel automatische schermvergrendeling in na een korte periode van inactiviteit. Voor bedrijven met meerdere vergaderruimtes biedt centraal beheer via een IT-beheersysteem de meeste controle over toegangsrechten en beveiliging.
Een bestaande desktop-pc ombouwen tot vergader-pc is zeker mogelijk, zolang de hardware voldoet aan de minimumvereisten voor videoconferentiesoftware. Controleer of de pc voldoende aansluitingen heeft voor een externe camera, microfoon en meerdere schermen, en of de processor en het RAM-geheugen krachtig genoeg zijn. Voeg de benodigde vergadersoftware en drivers toe, configureer de instellingen zoals beschreven in dit artikel, en je hebt een functionele vergaderopstelling — vaak voor een fractie van de kosten van een nieuwe dedicated oplossing.
Benieuwd wat Odys voor uw bedrijf kan betekenen?
Praat met onze specialisten en ontdek de mogelijkheden tijdens een persoonlijk bezoek aan onze showroom.
