Professioneel refurbished AV • Tot 70% voordeliger • 12 maanden garantie
Professioneel refurbished AV • Tot 70% voordeliger • 12 maanden garantie
Ja, je kunt meerdere schermen tegelijk huren voor een congres. Het is zelfs heel gebruikelijk om tientallen schermen tegelijk in te zetten, afhankelijk van de zaalgrootte, het programma en het aantal deelnemers. Of je nu twee presentatieschermen in een vergaderzaal nodig hebt of een complete opstelling met informatieschermen door het hele gebouw, dat is allemaal mogelijk. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het huren van schermen voor een congres.
Er is geen vaste limiet aan het aantal schermen dat je tegelijk kunt huren voor een evenement. In de praktijk huren congresorganisatoren alles van twee tot meer dan vijftig schermen tegelijk, afhankelijk van de locatie en het type evenement. De beschikbaarheid bij de verhuurder is de bepalende factor, niet een technische bovengrens.
Grotere verhuurpartijen houden vaak een ruime voorraad aan voor precies dit soort grootschalige inzet. Denk aan presentatieschermen voor het hoofdpodium, kleinere displays bij registratiebalies, informatieschermen in gangen en monitoren in break-outsessies. Al die schermen kunnen tegelijk actief zijn en ieder een eigen signaal tonen.
Voor een gemiddeld congres met honderd tot tweehonderd deelnemers is een opstelling van tien tot twintig schermen heel normaal. Bij grotere beurzen of meerdaagse evenementen loopt dat aantal snel op. Bespreek je specifieke situatie altijd van tevoren met de verhuurder, zodat de beschikbaarheid gegarandeerd is.
Voor een congres zijn er meerdere soorten schermen beschikbaar, elk met een eigen toepassing. De meest gebruikte zijn grote presentatiemonitoren of LED-displays voor het podium, middelgrote informatiedisplays voor navigatie en programma-informatie, en kleinere vergaderschermen voor break-outsessies. De keuze hangt af van kijkafstand, ruimte en gebruik.
De meest voorkomende categorieën op een rij:
Welk type scherm het beste past, hangt sterk af van de kijkafstand. Een vuistregel: reken ruwweg twee tot drie keer de schermbreedte als minimale kijkafstand voor een comfortabele leesbaarheid.
De kosten voor het huren van meerdere schermen voor een congres variëren sterk en hangen af van het aantal schermen, de schermgrootte, de huurduur en eventuele bezorg- en installatiekosten. Een enkel vergaderscherm huren kost doorgaans tussen de vijftig en honderd euro per dag. Bij grotere aantallen of langere periodes gelden meestal staffelkortingen.
Naast de huurprijs per scherm zijn er aanvullende kostenposten om rekening mee te houden:
Vraag altijd een totaalofferte op inclusief alle bijkomende kosten. Zo voorkom je verrassingen op de factuur en kun je aanbiedingen goed vergelijken. Bij het huren van refurbished schermen liggen de tarieven doorgaans lager dan bij nieuwe apparatuur, zonder dat je inboet op beeldkwaliteit.
Meerdere schermen op een congres worden aangestuurd via een centraal signaaldistributiesysteem. Dat kan een eenvoudige HDMI-splitter zijn voor kleine opstellingen, of een professionele AV-matrix of videomanagementoplossing voor complexere setups waarbij elk scherm een ander beeld toont. De keuze hangt af van hoeveel schermen je hebt en of ze allemaal hetzelfde of verschillende beelden moeten tonen.
Wil je dat alle schermen dezelfde presentatie of livestream tonen, dan volstaat een HDMI-splitter of een distributieversterker. Deze apparaten verdelen één ingangssignaal naar meerdere uitgangen zonder kwaliteitsverlies. Dit is de meest gebruikte oplossing bij plenaire sessies waarbij iedereen hetzelfde ziet.
Wil je dat informatiedisplays in de gang een ander beeld tonen dan het hoofdscherm op het podium, dan heb je een AV-matrix of een digitale signageoplossing nodig. Met digitale signagesoftware kun je via een netwerk elk scherm afzonderlijk aansturen en de content op afstand wijzigen. Dit is ideaal voor meerdaagse congressen waarbij het programma per ruimte verschilt.
Voor een congres is het verstandig om schermen minimaal vier tot zes weken van tevoren te reserveren. Bij grote aantallen schermen of specifieke schermtypen, zoals grote LED-displays of touchscreens, is acht tot twaalf weken van tevoren reserveren aan te raden. In het drukke congresseizoen, doorgaans het najaar en het voorjaar, is vroeg reserveren extra belangrijk.
Verhuurders plannen hun voorraad op basis van reserveringen. Hoe eerder je boekt, hoe groter de kans dat je precies de schermen krijgt die je wilt, in de juiste hoeveelheid en voor de exacte data. Wacht je te lang, dan loop je het risico dat populaire formaten uitverkocht zijn of dat je genoegen moet nemen met minder geschikte alternatieven.
Maak bij de reservering ook direct afspraken over de opbouwtijd. Veel congreszalen zijn pas de ochtend van het evenement beschikbaar, terwijl een goede schermopstelling een paar uur vraagt. Zorg dat je die tijd ook reserveert.
Voor een goede schermopstelling op locatie moet je rekening houden met stroomvoorziening, bekabeling, ophangmogelijkheden en lichtomstandigheden. Dit zijn de vier factoren die de meeste problemen veroorzaken als ze niet van tevoren zijn gecheckt. Een technische locatieverkenning vooraf voorkomt verrassingen op de dag zelf.
Loop deze punten na voordat je de schermen plaatst:
Een goede tip: maak een plattegrond van de zaal met daarin de posities van alle schermen, stroomgroepen en kabelroutes. Zo kunnen opbouwers snel en efficiënt te werk gaan en is er minder kans op fouten tijdens de opbouw.
Wij bij Odys begrijpen dat een congres goed moet verlopen, zonder technische verrassingen en zonder onnodig hoge kosten. Daarom bieden wij hoogwaardige refurbished schermen aan die volledig zijn gereviseerd en getest, zodat je zeker weet dat ze het doen wanneer het erop aankomt.
Wat wij voor je kunnen regelen:
Ben je op zoek naar een betrouwbare partner voor jouw volgende congres of evenement? Bekijk ons verhuurassortiment en neem contact met ons op voor een offerte op maat. We denken graag met je mee over de beste opstelling voor jouw situatie.
Ja, dat is mogelijk. Bij eenvoudige opstellingen met een beperkt aantal schermen en een HDMI-splitter is technische begeleiding op locatie vaak niet nodig. Zorg er wel voor dat je van tevoren goed bent ingewerkt op de apparatuur en dat je een contactpersoon bij de verhuurder kunt bereiken als er tijdens het evenement iets misgaat. Voor complexere opstellingen met AV-matrices of digitale signage is het verstandig om toch een technicus in te plannen.
Vraag bij de reservering altijd of de verhuurder een reservescherm kan meesturen als back-up. Controleer ook van tevoren of alle kabels en aansluitingen goed vastzitten, want een losgeraakt HDMI-kabeltje is de meest voorkomende oorzaak van een ‘uitgevallen’ scherm. Heb je technische ondersteuning op locatie, dan kan die snel ingrijpen. Zorg in ieder geval dat je het telefoonnummer van de verhuurder bij de hand hebt voor spoedgevallen.
Dat hangt af van de helderheid van het scherm, uitgedrukt in nits of candela per vierkante meter. Voor zalen met veel daglicht of kunstlicht heb je schermen nodig met een hoge helderheid, doorgaans minimaal 400 tot 500 nits. Geef bij de reservering aan in wat voor ruimte de schermen worden ingezet, zodat de verhuurder het juiste type kan adviseren. Het plaatsen van schermen weg van directe lichtbronnen helpt ook aanzienlijk.
Ja, schermen zijn uitstekend in te zetten bij hybride congressen. In dat geval combineer je de schermopstelling met een camera- en livestreamsetup, waarbij de schermen zowel de presentatie als eventueel een live videofeed van online deelnemers kunnen tonen. Bespreek dit scenario van tevoren met de verhuurder, zodat de signaaldistributie hierop is afgestemd. Digitale signagesoftware maakt het eenvoudig om verschillende feeds naar verschillende schermen te sturen.
Een reguliere monitor (LCD of OLED) is geschikt voor gebruik op korte tot middellange kijkafstand en werkt goed in gecontroleerde lichtomstandigheden. Een LED-display bestaat uit losse panelen die samen een groter scherm vormen, is helderder en zichtbaar op grotere afstand, maar is ook duurder in huur en vereist meer opbouwtijd. Voor plenaire zalen met meer dan honderd deelnemers of voor gebruik als blikvanger op een beurs is een LED-display vaak de betere keuze.
Ja, de meeste verhuurders bieden tarieven aan per dag, per weekend of per week. Bij langere huurtermijnen gelden doorgaans staffelkortingen, waardoor de dagprijs lager uitvalt naarmate je langer huurt. Dit is ideaal voor meerdaagse congressen of beurzen. Vraag bij de offerte altijd naar de weekprijs, want die is vrijwel altijd voordeliger dan het dagbedrag vermenigvuldigd met het aantal dagen.
In de meeste gevallen lever je als organisator zelf het beeldmateriaal en de presentaties aan, bijvoorbeeld via een laptop of een USB-stick. De verhuurder levert de schermen en de benodigde aansluitapparatuur. Sommige verhuurders bieden aanvullend ook mediaspelers of digitale signagesoftware aan waarmee je content eenvoudig kunt inplannen en beheren. Vraag hier specifiek naar als je wilt dat schermen automatisch content afspelen zonder dat er een laptop aan verbonden hoeft te zijn.
Benieuwd wat Odys voor uw bedrijf kan betekenen?
Praat met onze specialisten en ontdek de mogelijkheden tijdens een persoonlijk bezoek aan onze showroom.
