Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk?

Odys B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

Odys B.V.
Dorpsstraat 22
5471 NB Loosbroek
KvK: 99542552
E-mail: info@odys.nl
Telefoon: 085 060 0108

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Afhankelijk van je contact met Odys kunnen we de volgende gegevens verwerken:

• naam, bedrijfsnaam en functie;
• adres-, factuur- en aflevergegevens;
• e-mailadres en telefoonnummer;
• gegevens uit aanvragen, offertes, bestellingen, betalingen, retouren en garantiemeldingen;
• informatie die je zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld over een ruimte, installatie of gewenste oplossing;
• technische gegevens over het gebruik van de website, zoals IP-adres, apparaat-, browser- en cookiegegevens, voor zover deze worden verzameld.

3. Waarvoor gebruiken we deze gegevens?

We verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• vragen beantwoorden en persoonlijk advies geven;
• offertes opstellen en overeenkomsten uitvoeren;
• bestellingen, betalingen, levering, installatie en afhalen organiseren;
• garantie, retouren, service en support afhandelen;
• onze administratie voeren en voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• de website beveiligen, beheren en verbeteren;
• marketing of nieuwsbrieven versturen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat, bijvoorbeeld toestemming.

4. Op welke grondslagen verwerken we gegevens?

Odys verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Meestal gaat het om:

• overeenkomst of voorbereiding daarvan: om een aanvraag, offerte, bestelling of dienst uit te voeren;
• wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor de financiële administratie;
• gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor normale bedrijfsvoering, beveiliging, fraudepreventie en verbetering van onze dienstverlening, waarbij we jouw privacybelang meewegen;
• toestemming: wanneer de wet die vereist, bijvoorbeeld voor bepaalde marketing- of analysecookies. Je kunt toestemming altijd weer intrekken.

5. Met wie delen we persoonsgegevens?

We delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is. Voor onze dienstverlening gebruiken we onder meer Odoo voor website, webshop, CRM en orderverwerking; Microsoft 365 en SMTP2GO voor e-mail; Mollie voor betalingen; Channable voor productfeeds; en vervoerders, installatiepartners en IT-dienstverleners wanneer dit nodig is voor jouw bestelling of dienst. Met partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken maken we passende afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid.

Voor websiteanalyse en online advertenties gebruiken we, afhankelijk van jouw cookiekeuze, Google Analytics, Google Tag Manager, Google Ads en Octanist. Als je optionele cookies accepteert, gebruikt Odys Octanist om websitebezoek en de herkomst van commerciële aanvragen te meten. Daarbij worden onder meer bezochte pagina’s, de verwijzende website, campagneparameters, advertentieklik-ID’s en een sessie-ID verwerkt. Als je een aanvraag doet, kunnen wij de CRM-status en bij een bevestigde verkoop het werkelijke orderbedrag koppelen om de kwaliteit van advertentieaanvragen te meten. Commerciële aanvragen en hun CRM-status kunnen ook zonder optionele cookietoestemming naar Octanist worden doorgestuurd; zonder die toestemming koppelen we ze niet via de Octanist-pixel aan een websitesessie. De technische doorgifte van CRM- en ordergegevens loopt via Cloudflare. Je kunt je cookiekeuze wijzigen of intrekken via ons cookiebeleid. WhatsApp Business gebruiken we wanneer je via WhatsApp contact met ons opneemt. We Are WIM ontvangt uitsluitend geanonimiseerde statistieken en heeft geen toegang tot identificeerbare klantgegevens.

We kunnen gegevens ook delen wanneer een wettelijke verplichting dit vereist. Persoonsgegevens worden niet verkocht.

6. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Wanneer een dienstverlener persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, zorgen we voor een passende wettelijke waarborg, zoals een adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

7. Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Contact- en adviesdossiers bewaren we maximaal vijf jaar na het laatste inhoudelijke contact. Actieve klantrelaties bewaren we zolang dat nodig is voor de relatie en dienstverlening. Order-, factuur-, betaal-, garantie- en servicedossiers bewaren we in beginsel zeven jaar. Nieuwsbriefgegevens bewaren we tot je je uitschrijft; een beperkt uitsluitbestand kan langer worden bewaard om te voorkomen dat je opnieuw wordt benaderd. Daarna verwijderen, anonimiseren of archiveren we gegevens, tenzij langer bewaren noodzakelijk is voor een geschil of wettelijke verplichting.

8. Cookies

De website gebruikt noodzakelijke cookies en, afhankelijk van je keuze, mogelijk ook voorkeur-, analyse- of marketingcookies. Je cookiekeuze bewaren we maximaal zes maanden. Meer informatie en je cookievoorkeuren vind je in ons cookiebeleid. Niet-noodzakelijke cookies plaatsen we alleen wanneer daarvoor toestemming nodig is en je die toestemming hebt gegeven.

9. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking. Alleen personen die de gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden krijgen toegang.

10. Jouw privacyrechten

Je kunt ons vragen om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, te verwijderen, de verwerking te beperken of gegevens over te dragen. Je kunt ook bezwaar maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang en eerder gegeven toestemming intrekken.

Stuur je verzoek naar info@odys.nl. Om misbruik te voorkomen kunnen we vragen om aanvullende informatie waarmee we je identiteit zorgvuldig kunnen controleren. Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Zakelijke dienstverlening en kinderen

Onze dienstverlening is gericht op bedrijven en organisaties en niet specifiek op kinderen. Denk je dat wij zonder geldige reden persoonsgegevens van een minderjarige hebben ontvangen? Neem dan contact met ons op.

12. Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienstverlening, website of wetgeving verandert. Op deze pagina staat steeds de actuele versie.

Laatst bijgewerkt: 30 september 2026.